O verdadeiro sucesso de um projeto de investimento vai além da sua mera aprovação, ele reside, de facto, numa execução eficaz!

A atribuição de apoios é regida por um conjunto de normas e procedimentos que devem ser rigorosamente seguidos. O cumprimento dessas regras são essenciais para garantir que os beneficiários tenham a certeza da elegibilidade dos seus investimentos após a aprovação das candidaturas.

Posto isto, é fundamental que os beneficiários estejam familiarizados com 10 boas práticas para uma boa gestão dos projetos, nomeadamente:

1 – Elaboração de um dossier de projeto eficaz

A criação de um dossier digital do projeto é uma etapa fundamental para garantir a transparência e a organização de todas as informações relevantes, desde a candidatura até ao encerramento do projeto. Este dossier deve compilar todos os documentos técnicos, contabilísticos e financeiros, assegurando que estejam sempre atualizados e prontos para auditorias que possam ocorrer.

Além disso, é imperativo conservar todas as evidências documentais que comprovem o cumprimento das regras desde o início. Esta documentação será crucial para demonstrar a conformidade ao longo do processo.

2 – Conhecimento das Regras e Obrigações

Para garantir o sucesso do projeto, é fundamental seguir algumas diretrizes essenciais. Primeiramente, é importante estudar atentamente os regulamentos, guias de apoio, FAQs e orientações disponíveis no website do programa.

É igualmente importante ler atentamente o Termo de Aceitação, pois este contém informações vitais sobre as obrigações e responsabilidades que os beneficiários devem cumprir.

Por fim, deve-se ter em atenção todos os prazos definidos anteriormente, sendo que qualquer alteração relevante, deve ser comunicada, tais como, mudança de morada, prazos, entre outros. Qualquer alteração aos pressupostos de aprovação da candidatura deve ser previamente autorizada, sendo que o incumprimento dessas diretrizes pode levar à redução ou devolução de incentivo.

3 – Regras de Publicitação

A divulgação do apoio dos fundos europeus é uma exigência imprescindível em todas as ações do projeto, assegurando que a contribuição da União Europeia e do programa específico seja devidamente reconhecida. Para isso, é fundamental utilizar os logótipos oficiais do PT2030, da União Europeia e do programa específico em todos os materiais de comunicação. A barra de cofinanciamento deve ser aplicada em materiais de comunicação, websites, cartazes e vídeos, entre outros.

Além de garantir a correta aplicação dos logótipos oficiais, é igualmente importante guardar provas visuais como evidência de cumprimento das normas, tais como, fotografias, capturas de ecrã, hiperligações.

Importa referir que o incumprimento das regras de publicitação pode levar à diminuição do incentivo. Assim sendo, ter em atenção as diretrizes estabelecidas não é apenas uma questão de conformidade, mas também uma maneira de salvaguardar os recursos financeiros do projeto.

4 – Fontes de Financiamento

É fundamental que os beneficiários tenham em atenção as fontes de financiamento aprovadas em sede de candidatura. A manutenção dessas fontes de financiamento é essencial para garantir a conformidade e a viabilidade financeira dos projetos aprovados no âmbito do PT2030. Qualquer alteração nas fontes de financiamento deve ser cuidadosamente considerada, assegurando que apenas fontes de financiamento elegíveis sejam utilizadas.

Além disso, é importante cumprir os requisitos legais mínimos de financiamento próprio, quando aplicável, para garantir que o projeto esteja em conformidade com as diretrizes estabelecidas. Esta atenção aos detalhes é crucial para o sucesso e a sustentabilidade do projeto ao longo da sua execução.

5 – Aquisições em Condições de Mercado

Todas as aquisições devem ser realizadas junto de entidades independentes, que não tenham qualquer relação com o beneficiário do projeto. É fundamental demonstrar que os preços dos investimentos realizados estão em conformidade com as condições de mercado. Para tal, recomenda-se a obtenção de pelo menos 3 orçamentos por investimento, a realização de consultas ao mercado e a conservação dos respetivos comprovativos.

Além disso, é imperativo registar os critérios de seleção dos fornecedores e manter arquivados todos os contratos, propostas e orçamentos associados.

É essencial guardar todos os documentos relacionados com o processo de aquisição, pois estes serão necessários para fins de auditoria e para assegurar a conformidade com as normas estabelecidas.

6 – Prazo de Execução

As despesas afetas ao projeto devem estar rigorosamente alinhadas com o período de elegibilidade estabelecido no contrato. É fundamental que tais despesas sejam adjudicadas e executadas apenas após a data de submissão da candidatura ou pedido de auxílio (quando aplicável). Para comprovar a conformidade, é imprescindível apresentar evidências que comprovem que o investimento teve início somente após a submissão da candidatura.

Adicionalmente, é importante ressalvar que não devem ser realizadas despesas após a data de conclusão do projeto. Para assegurar a viabilidade e a transparência do processo, é necessário demonstrar que o projeto começou efetivamente nos primeiros 90 dias úteis após a data da decisão final.

Os prazos para a comprovação das despesas devem ser cumpridos de forma rigorosa, garantindo que toda a documentação necessária seja apresentada dentro dos períodos estipulados.

Por fim, é essencial garantir uma resposta apropriada e pontual a quaisquer solicitações de esclarecimento que possam emergir durante a execução do projeto.

7 – Plano de Investimento e Alterações

É imperativo que se evitem quaisquer alterações de fundo ou ajustes significativos no projeto, uma vez que essas mudanças podem comprometer os objetivos fundamentais que justificaram a aprovação da candidatura. A integridade dos objetivos inicialmente propostos é crucial para o sucesso do projeto e para a manutenção do apoio financeiro aprovado. Modificações que alterem substancialmente o que estava inicialmente aprovado podem, inclusive, levar à reavaliação do seu mérito, o que não coloca apenas em risco a viabilidade do projeto, mas também pode resultar em consequências financeiras adversas para o beneficiário.

Posto isto, é essencial que todas as alterações relevantes sejam comunicadas com antecedência. Essa comunicação prévia permitirá uma avaliação oportuna dos impactos potenciais das mudanças propostas, facilitando o diálogo entre o beneficiário e os organismos. Uma análise cuidadosa dessas modificações ajudará a identificar quaisquer riscos associados e a desenvolver estratégias para mitigá-los.

Além disso, esta prática de transparência e proatividade assegura que o beneficiário possa continuar a realizar os seus investimentos com a segurança necessária em relação à elegibilidade das despesas. Ao manter um alinhamento claro com os objetivos originais do projeto e ao comunicar quaisquer ajustes de forma antecipada, o beneficiário não só protege o seu investimento, mas também fortalece a sua reputação como uma entidade responsável e comprometida com a execução bem-sucedida do projeto.

8 – Preparação dos Pedidos de Pagamento

No âmbito dos pedidos de pagamento, o beneficiário deverá apresentar um conjunto de documentos relativos a cada uma das despesas realizadas. O pedido de pagamento deve ser submetido apenas quando toda a documentação necessária estiver devidamente reunida e organizada.

Na fundamentação do pedido de pagamento, é fundamental, caso aplicável, apresentar uma descrição clara e detalhada de eventuais desvios face ao inicialmente previsto em candidatura. Essa descrição deve evidenciar as situações específicas que ocorreram ao longo do desenvolvimento do projeto e que possam justificar tais desvios. Exemplos de situações a serem abordadas incluem, mas não se limitam, a:

• Substituição de Equipamentos: Detalhar qualquer troca de equipamentos que tenha sido necessária e os motivos que levaram a essa decisão.
• Alterações ao Calendário: Justificar quaisquer mudanças no cronograma, bem como o impacto dessas alterações no desenvolvimento do projeto.
• Variações de Preços: Justificar quaisquer variações nos preços dos materiais ou serviços contratados, incluindo fatores externos que possam ter influenciado esses custos.
• Novos Investimentos: Descrever quaisquer novos investimentos realizados que não estavam previstos inicialmente e que contribuíram para o avanço do projeto.

Ao apresentar estes elementos, o pedido de pagamento não apenas se torna mais robusto, mas também facilita a análise e aprovação por parte das entidades responsáveis, garantindo maior transparência e clareza no processo.

9 – Objetivos e Resultados

Os projetos são selecionados aleatoriamente, podendo ocorrer mais do que uma auditoria, em diferentes fases do projeto. Esta vigilância constante não apenas permite uma avaliação precisa do desempenho do beneficiário em relação às suas metas, mas também proporciona uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas.

Ao identificar desvios em relação aos objetivos predefinidos, o beneficiário pode agir de forma proativa para corrigir essas discrepâncias. Isso envolve a análise detalhada dos fatores que contribuem para os desvios, permitindo a implementação de medidas corretivas eficazes.

Através de um acompanhamento sistemático e rigoroso, o beneficiário poderá não apenas atingir os seus objetivos, mas também superar as expectativas.

10 – Auditoria

Estamos diante de uma fase crítica de todo o processo, onde será realizada uma auditoria abrangente de todas as fases do ciclo de um projeto. Este processo não apenas analisará os procedimentos já estabelecidos, mas também incluirá uma reanálise minuciosa de todos os aspetos, mesmo aqueles que já foram analisados durante a fase de execução do projeto, nomeadamente pedidos de reembolso e respetivos pedidos de esclarecimento.

É importante referir que, nesta reavaliação, decisões previamente tomadas podem ser reconsideradas. Isso significa que tanto a elegibilidade quanto a não elegibilidade de despesas poderão ser revertidas com base nas novas análises. Portanto, é imprescindível que todos os envolvidos estejam cientes da seriedade desta fase e da necessidade de uma colaboração total para garantir a transparência e a precisão das informações.

Os trabalhos de acompanhamento revelam-se assim fundamentais para garantir não apenas o sucesso, mas também a qualidade dos projetos financiados. Este processo de monitorização é crucial, pois permite identificar eventuais desvios face aos objetivos e metas estabelecidas.

Além disso, um acompanhamento eficaz possibilita a implementação de correções necessárias de forma oportuna e atempada, assegurando que os projetos permaneçam alinhados com os seus objetivos iniciais. Ao facilitar a deteção antecipada de problemas, o acompanhamento contribui para a otimização de recursos e para a mitigação de potenciais riscos.

Para ficar a par das oportunidades de financiamento, pode ainda consultar o Plano de Avisos do Portugal 2030 atualizado, de forma resumida, com todas as datas de abertura e encerramento das próximas convocatórias.